فقولا له قولاً لینا- طه44

تشریفات وجه رایج ارتباطات، مراودات و مذاکرات است

واژه تشریفات در فرهنگ فارسی معادل کلمه لاتین پروتکل Protocolانتخاب شده است که مجموع مقررات و آیین نامه های نوشته شده و دستورالعمل های نانوشته است که در هر فرهنگ و سازمان و نهاد، چگونگی انجام درست کارها را تبیین و نحوه متعارف برگزاری مراسم و مهمانی ها، روش استاندارد دیدارها و ملاقاتها و سبک قابل قبول انجام مذاکرات و برقراری مراودات را تعیین می کند. به بیان دیگر، تشریفات مترادف با ترتیبات و آداب رفتارها و گفتار ها در همه امور است. از آنجا که هر کار و هر بیانی، آدابی دارد که بهترین آیین و چارچوب آنها را تشریفات آن عمل و گفتار تعریف می کند، هر سخن مبتنی بر اصول تشریفات؛ مبین عزت نفس و سربلندی، و رفتار منطبق با آداب؛ فاخر و قابل افتخار و جمعاً عاری از هرگونه سوءتفاهم، ضعف و زبونی و مداهنه خواهد بود و راهبرد هر سازمان و نهاد را به منصه ظهور خواهد رساند. 

کلمه پروتکل منحصر به موارد فوق نیست که در صنعت، ارتباطات دیجیتالی، نحوه انجام معالجات پزشکی و اقدامات ترمیمی در دنداپزشکی و حتی در مباحث فلسفی و ریاضی نیز مطرح می شود و کاربرد دارد، اما عموماً وقتی از تشریفات یا پروتکل سخن به میان می آید، غالباً همان معنی و مفاد نخستین به ذهن متبادر می شود. یعنی سبک درست و متعارف بیان، رفتار، حضور، ابراز وجود و عکس العمل در ارتباطات، مراودات و مذاکرات به ویژه میان مقامات و نمایندگان دول مختلف در مناسبات بین المللی. دقیقاً به دلیل همین مقوله اخیر، بسیاری آنرا ترتیبات غیرضروری تلقی می کنند و گاه شنیده می شود که هنگام سفارش و برنامه ریزی، اعلام می دارند که از تشریفات پرهیز شود. البته لازم است یادآور شود که تشریفات راستین به هیچ وجه مترادف با اسراف و تبذیر نیست، بلکه از آن دو، درو و کاربرد آن، به طور قطع، تضمین عزت و شوکت مقامات و نمایندگان دول است.

جالب آنکه، اخیراً دو تحول عمده در تشریفات بین المللی روی داده که قابل تأمل است. از یکسو، تشریفات بین المللی ساده تر و کاربردی تر شده، و از سوی دیگر، بخش خصوصی در اغلب کشورها به بهره مندی از تشریفات دولتی علاقمند شده است. از این قرار که اگر تشریفات، ترجمه راهبرد سازمان های دولتی است و متضمن عزت و افتخار آنان، حتماً بخش خصوصی نیز می تواند از آثار مثبت و مفید آن بهره جوید و مدیران این بخش نیز با رعایت اصول و آداب متعارف بین المللی، اهداف شرکت و مؤسسه ملی خود را تعقیب، به نحو شایسته مذاکره نمایند و با توسل به مواردی از تشریفات شناخته شده و مورد قبول جامعه جهانی، مراودات خود را گسترش دهند و با رعایت غرور ملی و اصول اعتقادی خود، مؤلفه های فرهنگ های ملی خود را در راستای تقویت روابط بین المللی خویش هماهنگ نمایند.

نیاز به گفتن نیست که امروزه، یک ارتباط قوی و سالم، مدیریت نهادهای خصوصی را در مسیر اهداف خود استوار می سازد و تشریفات، سبک و سیاق این ارتباطات، تحلیل ها و تبادل اسناد را مشخص و نتیجه مطلوب را تضمین می کند و همانگونه که ملاقات و مذاکره دو رییس کشور، هدف و حاصلی بیش از دیدار دو مقام اجرایی دارد، دیدار و مذاکره مدیران اجرایی دو نهاد خصوصی نیز باید  با بهره گیری از اصول و مبانی تشریفات، به صورت معنی داری برگزار شود و نتیجه ای بیشتر از سود متقابل ناشی از مراودات تجاری به بارآورد.

بی دلیل نیست که شرکت های خصوصی از جمله بانک ها دیگر مشتریان خود را به صورت عام تلقی نمی کنند بلکه آنان را به دسته های مختلف از جمله مشتریان عادی، مشتریان ممتاز، مشتریان خاص، شرکای مهم و سرمایه داران و سرمایه گذاران مؤثر تقسیم کرده اند و با برگزاری دوره های متفاوت، مدیران و کارمندان خود را آموزش می دهند که با هر گروه، به روش های مختلف تعامل نمایند که هر کس، مزیت بیشتری برای بانک داشته باشد، التفات و توجه ویژه تری خواهید دید و از مزایای افزون تری برخوردار خواهد شد.

تشریفات امروزی همچنین آداب کاربرد مؤثر تر طرق ارتباطی جدید از جمله اینترنت و پست آنی(الکترونیکی)، ترتیبات متعارف حضور تأثیرگذار در شبکه اجتماعی، نحوه درست مکالمه با تلفن ثابت و همراه، اصول و مبانی شرکت در مراسم و مهمانی ها، هنر معرفی و معارفه و دلیل رعایت حریم ها اجتماعی را تبیین می کند که همه آنها به بهره وری بیشتر مدیران و کارکنان مؤسسات خصوصی منجر شده است.

طرفه آنکه پس از یک دوره کم محبتی به اصول و آیین های تشریفات، این مقوله مجدداً اعتبار پیشین خود را باز می یابد که هر کار و هر عملی آدابی دارد که هم عزت عاملان را تضمین می کند، و هم ضامن نتیجه مطلوب در مسیر اهداف راهبردی هر سازمان و نهاد است. مهم تر آنکه، نمایندگان دول و مدیران بخش خصوصیِ مسلط به اصول و آداب، ضمن تعقیب اهداف نهاد متبوع خویش، می توانند در صحنه های بین المللی نیز جایگاه والا و شایسته کسب کنندو داشته و دانسته های بی نظیر خود را در مجامع و گردهمایی جهانی عرضه دارند و هم برای خود افتخار آفریند و هم تحسین بین المللی را برای سازمان و نهاد خویش فراهم سازند.